Когда НКО подаёт заявку на грант, важно не только указать сумму, необходимую для разработки или доработки сайта, но и детализировать, на что конкретно будут потрачены эти средства. Конкурсные комиссии, которые оценивают заявки, обращают внимание на обоснованность расходов, и если запрос сформулирован слишком размыто и без конкретики, это может вызвать вопросы и недопонимание.

Рассмотрим пример: в заявке указано «разработка сайта — 150’000 рублей». На первый взгляд, это может показаться достаточной информацией, но для комиссии такой запрос слишком расплывчатый. Возникают вопросы: какие задачи будет решать сайт? Сколько страниц будет создано? Какие функции планируется внедрить? Всё это должно быть чётко прописано, иначе комиссия может посчитать, что сумма необоснованно завышена или что проект не продуман до конца. В результате оценка заявки снижается, и НКО рискует не получить финансирование.

Вот про это сегодня и поговорим.

  1. Определение целей и задач сайта
  2. Детализация функционала
  3. Выбор платформы и технологий
  4. Сколько места нужно под сайт?
  5. Влияние правильного ТЗ на бюджет
  6. Как избежать распространённых ошибок
  7. Заключение

Определение целей и задач сайта

Уточняем функционал

Первым шагом при составлении технического задания для грантовой заявки является чёткое определение целей и задач, которые должен решать сайт. Нужно ясно представить, какие функции сайт будет выполнять.

Это может быть:

  • Информационный портал — сайт, который предоставляет людям доступ к различным материалам, новостям и событиям организации.
  • Платформа для сбора пожертвований — ресурс, где пользователи могут легко и безопасно сделать пожертвования на поддерживаемые вашей НКО проекты.
  • База данных — сайт, который хранит и управляет важной информацией. Например, списками волонтёров, отчётами о деятельности или данными о получателях помощи.

Каждый из этих вариантов требует различного уровня технической реализации, что непосредственно влияет на бюджет и сроки выполнения проекта.

В чём суть, смысл и цель сайта?

Идём дальше. Определение цели сайта — это ключевой момент, который направляет весь процесс разработки. Например, если ваша цель — создать платформу для сбора пожертвований, важно учитывать такие аспекты, как безопасность платежей, интеграция с платёжными системами, удобство пользовательского интерфейса. Эти элементы должны быть чётко прописаны в техническом задании, чтобы разработчики могли предложить оптимальные решения, а грантодатели понимали, на что будут направлены выделенные средства.

Понимание конечной цели позволяет избежать размытых и общих формулировок в ТЗ, что помогает повысить шансы на успешное получение гранта.

Детализация функционала

Составляем список функций

Когда цели и задачи сайта определены, следующий шаг — детализировать необходимый функционал. Важно чётко прописать, какие элементы и разделы будут на сайте.

Давайте снова к примерам:

  • Блог — раздел для публикации новостей, статей и обновлений от организации.
  • Галерея — возможность размещать и удобно просматривать фотографии и видео, связанные с деятельностью организации.
  • Форма для пожертвований — ключевой элемент для НКО, если целью сайта является сбор средств. Важно указать, какие платёжные системы будут интегрированы и каким именно образом.
  • Интеграция с социальными сетями — возможность автоматически делиться контентом из блога или галереи в социальных сетях.
  • Подписка на рассылку — функция, которая позволяет пользователям подписаться на обновления, получая новости и уведомления на электронную почту.

Прикинем объём сайта

Помимо списка функций, важно подсчитать приблизительное количество страниц и разделов, которые будут на сайте. Например:

  • Главная страница
  • О нас
  • Проекты
  • Блог
  • Галерея
  • Контакты
  • Страница пожертвований

Этот список поможет разработчикам и грантодателям лучше понять масштаб работы и, соответственно, оценить её стоимость.

Каждый из перечисленных элементов имеет свою сложность реализации и влияет на общие затраты. Например, блок пожертвований может потребовать интеграции с несколькими платёжными системами, что увеличивает время на разработку и тестирование. А интеграция с социальными сетями может потребовать дополнительных настроек и тестирования, особенно если контент должен автоматически подстраиваться под формат разных платформ.

Указание этих деталей в техзадании помогает избежать недооценки бюджета и сроков, а также обеспечивает прозрачность процесса для грантодателей. Чем точнее и детальнее будет описан функционал, тем более реалистичной будет оценка проекта.

Выбор платформы и технологий

Выбор платформы для разработки сайта — очень важный пункт заявки. CMS (система управления контентом) напрямую влияет на функциональность сайта, удобство в поддержке и развитие. Важно выбрать такую платформу, которая будет отвечать потребностям организации и обеспечит долгосрочную стабильность сайта.

Например, WordPress — популярная платформа с огромным количеством тем, плагинов и поддержкой сообщества. Подходит для сайтов с блогами, информационными ресурсами и онлайн-магазинами. Я считаю, что это идеальная система для НКО. С другой стороны, ничто не мешает вам выбрать для своего проекта другую платформу.

Аргументы в пользу конкретного решения

  • Лёгкость в управлении контентом для пользователей без специальных технических навыков.
  • Возможности расширения функционала без существенных затрат.
  • Широкая поддержка плагинов и тем.
  • Соответствие требованиям безопасности.

Обзор дополнительный технологий

Помимо выбора основной платформы, важно определить, какие дополнительные технологии будут использованы для реализации проекта. Это могут быть:

  • Плагины — расширяют функционал сайта, добавляя, например, формы для сбора пожертвований, системы бронирования или интеграции с соцсетями. Однако важно помнить, что каждый дополнительный плагин увеличивает сложность сайта и может влиять на его производительность. Почитайте мою статью про плагины WordPress
  • Интеграция с CRM — если НКО ведёт базу данных о донорах или подписчиках, может потребоваться интеграция сайта с CRM-системой для автоматизации обработки данных.
  • Технологии для повышения безопасности — SSL-сертификаты, двухфакторная аутентификация, плагины для защиты от взломов. И другая моя статья — про безопасность сайта
  • Инструменты для анализа и мониторинга — Яндекс Метрика, системы мониторинга серверов, SEO-плагины.

Выбор платформы и технологий необходимо обосновать в техническом задании, чтобы грантодатель понимал, почему именно эти решения необходимы для достижения целей проекта.

Выбор хостинга или сколько нужно места под сайт?

В своей заявке на грант вы наверняка коснётесь ещё двух пунктов — покупка домена и хостинга. Первый будет стоить примерно 200-600 руб. за первый год. А продление — от 400 до 1200 руб. Такой вот большой разбег, да. Поэтому перед регистрацией домена проверьте точно стоимость и первичной регистрации (за первый год), и (это ещё более важно) стоимость продления, начиная со второго года. Если эту сумму можно заложить в бюджет, то обязательно учитывайте её.

Ну и хостинг — сколько же нужно дискового места под ваш сайт? Сходу не сказать, ведь сайты у всех НКО разные. Одни будут публиковать там только текстовую информацию, другие будут загружать на страницы фотографии, презентации и другие медиафайлы. А именно они то и забирают то самое дисковое место. Так что на первое время вам вполне хватит 2 гигабайтов. Этот объём позже можно увеличить. К тому же, у каждого хостинг-провайдера есть несколько тарифов, среди которых вы сможете выбрать подходящий вам.

В качестве примера держите ссылки на тарифы трёх хостинг-провайдеров: Timeweb, Beget и Reg.ru.

Про домен и хостинг у меня есть отдельная статья.

Влияние правильного ТЗ на бюджет

Теперь поговорим про деньги. Правильно составленное техническое задание играет очень важную роль в контроле бюджета и сроков проекта для НКО. А именно, оно может помочь в таких ситуациях:

Предотвращение недоразумений: чёткое описание всех функций и требований к сайту позволяет избежать недоразумений между заказчиком и разработчиком. Это помогает гарантировать, что все стороны имеют одинаковое представление о проекте и его результатах.

Точные сметы и расчёты: ТЗ позволяет разработчику более точно оценить объём работы и, соответственно, стоимость. Чем больше деталей указано в ТЗ, тем легче составить точную смету бюджета.

Контроль изменений: если в процессе работы появляются новые требования или изменения, детализированное ТЗ помогает понять, как эти изменения повлияют на бюджет и сроки. Это уменьшает риск неожиданных дополнительных затрат.

Снижение риска дополнительных затрат: подробное описание функций и требований позволяет избежать необходимости переделывать работу, что может существенно увеличить стоимость проекта.

Пример разбивки бюджета по ключевым элементам

Для понимания, как детализированное ТЗ влияет на бюджет, приведу пример разбивки бюджета по ключевым элементам сайта:

1. Разработка и дизайн

  • Дизайн главной страницы и внутреннего интерфейса: 20’000 руб.
  • Создание уникальных графических элементов и адаптивного дизайна: 12’000 руб.

2. Функционал и программирование

  • Интеграция формы для пожертвований: 15’000 руб.
  • Настройка и интеграция с CRM-системой: 10’000 руб.
  • Разработка и интеграция системы подписки на рассылку: 6’000 руб.

3. Платформа и технологии

  • Установка и настройка WordPress (или другой платформы): 10’000 руб.
  • Актуализация и настройка плагинов: 4’000 руб.
  • Оптимизация производительности: 12’000 руб.

4. Тестирование и запуск

  • Тестирование функционала на различных устройствах: 8’000 руб.
  • Проверка безопасности и резервного копирования: 6’000 руб.
  • Обучение сотрудников работе с новым сайтом: 7’000 руб.

5. Поддержка и обслуживание

  • Обслуживание и обновление в течение 6 месяцев: 10’000 руб. (ежемесячно)

Итого, ориентировочная стоимость работы: 170’000 руб.

Цифры эти, безусловно, очень примерные. Чтобы определить точные суммы, самый верный способ – отправить запросы в несколько веб-студий. В письме подробно опишите, что именно вам нужно от сайта. И попросите их составить коммерческое предложение. И всё, после этого у вас будет документ с расценками именно под вас.

В итоге, такой подход позволяет чётко видеть, какие элементы входят в стоимость проекта и как изменение одного элемента может повлиять на общий бюджет. Это также помогает лучше обосновать расходы в грантовых заявках, показывая грантодателю, что вы планируете расходы и понимаете, как они распределяются. Ну и в качестве обоснования вашего бюджета у вас будет коммерческое предложение от веб-студии.

Как избежать распространённых ошибок

Примеры ошибок при составлении техзадания

1. Отсутствие чёткого описания структуры сайта

  • Ошибка: НКО часто предоставляют лишь общее описание сайта без конкретного указания структуры, разделов и страниц. Это затрудняет разработчику понимание объема работы и требований.
  • Последствия: разработчик может неправильно интерпретировать требования, что приведёт к дополнительным затратам на переделку и изменения в будущем.

2. Игнорирование вопросов безопасности

  • Ошибка: не указаны требования к безопасности сайта, такие как защита от взломов, использование SSL-сертификатов и регулярное резервное копирование.
  • Последствия: сайт может стать уязвимым для атак, что может привести к потере данных и репутационным рискам.

3. Отсутствие требований к скорости загрузки страниц

  • Ошибка: не упоминается, какие требования предъявляются к скорости загрузки страниц и общей производительности сайта.
  • Последствия: медленная загрузка страниц может негативно сказаться на пользовательском опыте и SEO-рейтинге сайта.

4. Недостаточное внимание к адаптивности и совместимости

  • Ошибка: не указано, что сайт должен корректно отображаться на всех типах устройств (смартфонах, планшетах, десктопах) и в разных браузерах.
  • Последствия: плохая адаптивность может снизить доступность сайта для пользователей и негативно повлиять на их восприятие.

5. Отсутствие ясности в описании функций и интерфейсов

  • Ошибка: не указаны детали функциональности, например, как должна работать форма для пожертвований или какие именно отчёты необходимы. 
  • Последствия: неопределённость в функционале может привести к недоразумениям и несоответствию конечного продукта ожиданиям.

Советы по предотвращению ошибок

1. Создайте детализированную структуру сайта

  • Опишите все основные разделы и страницы сайта. Укажите, какие блоки информации и функциональные элементы должны присутствовать на каждой странице.
  • Пример: главная страница, страница акций, блог, форма для пожертвований и т.д.

2. Учитывайте безопасность на всех уровнях

  • Включите требования по безопасности, такие как использование HTTPS, регулярные обновления, защита от взломов и настройка резервного копирования.
  • Убедитесь, что эти требования учитываются и в бюджете, и в сроках разработки.

3. Определите требования к скорости и производительности

  • Укажите, какие цели по скорости загрузки страниц должны быть достигнуты. Например, «Скорость загрузки главной страницы не должна превышать 3 секунд».
  • Включите оптимизацию изображений, кэширование и другие меры для улучшения производительности.

4. Обеспечьте адаптивность и кроссбраузерность

  • Укажите требования к адаптивности сайта и его корректному отображению на различных устройствах и в разных браузерах.
  • Проверьте совместимость сайта с основными мобильными операционными системами и браузерами.

5. Детализируйте функции и интерфейсы

  • Уточните, как должна работать каждая функция сайта, какие элементы управления будут использоваться и как они должны выглядеть.
  • Например: «Форма для пожертвований должна включать поля для имени, суммы пожертвования, контактной информации и кнопки для оплаты через популярные платежные системы».

Заключение

Ну что ж, подведём итог. Правильно составленное техническое задание — это не просто формальность, а ключевой элемент, который может существенно повлиять на успешную реализацию проекта вашей НКО. Оно помогает не только чётко определить задачи и требования, но и избежать возможных недоразумений и дополнительных затрат в процессе работы.

Тщательно проработанное ТЗ позволяет разработчикам точнее оценить объём работы и дать более точные сроки и стоимость. Это, в свою очередь, повышает ваши шансы на получение гранта и успешное финансирование проекта, так как вы демонстрируете грамотный подход и понимание всех необходимых деталей.

Когда вам потребуется помощь в составлении технического задания, адаптированного под уникальные цели вашей организации, напишите мне, я помогу

Стоимость подготовки техзадания: от 8’000 руб. (в зависимости от объёма вашего проекта).

Мои контакты:

И ещё раз важный факт — не оставляйте создание сайта на случайность, позаботьтесь о детализированном техзадании. Этим вы сделаете первый шаг к успешной реализации вашего грантового проекта!